Rendezvényt szervezni nem egyszerű feladat, és sok apró részletet kell figyelembe venni az esemény megfelelő lebonyolításához. Azonban gyakran előfordul, hogy a szervezők olyan hibákat követnek el, amelyek elkerülhetők lettek volna. Íme a 6 legnagyobb baki, amit te elkerülhetsz, ha rendezvényt szervezel.

Nincs megfelelő időbeosztás:

Egy esemény programjainak megfelelő időzítése elengedhetetlen. Ha nem tervezed meg jól az időbeosztást, akkor nehézségek merülhetnek fel a program lebonyolításakor. Az esemény előtt tervezz meg egy pontos menetrendet, amely magában foglalja a fontos eseményeket, a szüneteket és az időkereteket, és próbáld betartani azt az esemény során. Ugyanakkor legyél rugalmas a menetrendben, és számold bele a nem tervezett késéseket is. A legfontosabb a kommunikáció: a programok időpontjait pontosan jelezzük a résztvevőknek, hogy ők is tudják, mikor és hol kell lenniük.

Az időbeosztásnak nemcsak a programok lebonyolítása során van fontos szerepe, hanem a rendezvény előkészületeiben is. Az időzítés határozza meg, hogy mikor kell elkezdeni a szervezést, mikor kell kapcsolatba lépni a különböző szolgáltatókkal, előadókkal és az esetleges szponzorokkal, vagy mikor kell elkészíteni a meghívókat. A határidők betartása létfontosságú, különben az esemény meghiúsulhat.

Nem megfelelő helyszín:

A helyszín választása nagyon fontos szerepet játszik az esemény sikerében. Az eseménynek megfelelő helyszínt kell választani, amely elég nagy ahhoz, hogy befogadhassa a vendégeket, de nem túl nagy, hogy üresnek tűnjön. Ezenkívül fontos, hogy a helyszín megfelelően felszerelt legyen a rendezvény megfelelő lebonyolításához.

Az esemény jellegétől függően fontos szempont, hogy a helyszín megfelelő elhelyezkedésű és könnyen megközelíthető legyen, tehát tömegközlekedéssel és autóval egyaránt könnyen elérhető legyen, vagy ennek hiányában gondoskodj a vendégek eljutásáról a helyszínre. Érdemes biztosítani a parkolási lehetőségeket is, hogy a vendégeknek ne kelljen feleslegesen körözniük a parkolóhelyért.

A legfontosabb azonban a helyszín hangulata, különlegessége. Válassz olyan helyszínt, ahol teljes mértékben el tudod képzelni a közelgő eseményedet. Vedd számításba azt is, hogy az extravagáns dekoráció és a látványos dizájn is hozzájárul a helyszín különlegességéhez.

Nézd meg a Rendezvényportál helyszíneit:
Rendezvényhelyszínek, Esküvőhelyszínek – Rendezvényportál (rendezvenyportal.hu)

Helytelen kommunikáció: 

A kommunikáció is igen fontos szerepet játszik az esemény sikerében. Ha nem megfelelően kommunikálsz a vendégekkel, a résztvevőkkel és az egyéb partnerekkel, akkor a program könnyen kudarcba fulladhat. A kommunikáció során fontos, hogy pontos és világos információkat közvetíts, és ne hagyd, hogy bármilyen információ elvesszen.

Fontos, hogy a kommunikáció ne csak az esemény során legyen hatékony, hanem már az előkészületeknél is. A vendégeknek és a résztvevőknek időben és pontosan kell tájékoztatást kapniuk az eseményről, a helyszínről, a programról és a részvétel feltételeiről. Ez növeli az esemény látogatóinak elégedettségét.

Végül, de nem utolsó sorban, a pozitív kommunikáció és az udvarias viselkedés is nagyon fontos a rendezvény sikerének érdekében. A vendégek és a résztvevők érzékelik az esemény hangulatát és atmoszféráját, így fontos, hogy a szervezők és a személyzet pozitív és segítőkész hozzáállással segítsék a látogatókat az esemény során.

További kommunikációs tanácsokért nézd meg az 5 legfőbb kommunikációs bakit egy másik blog posztunkban.

Nem megfelelő szolgáltatók kiválasztása:

Az eseménynek számos szolgáltatóra lehet szüksége, mint például catering, zenekar vagy dekoráció. Azonban, ha nem megfelelő szolgáltatókat választasz, az könnyen negatív hatással lehet az eseményre. Mindig keress megbízható és tapasztalt szolgáltatókat, és végezz el előzetes kutatást a szolgáltatásokkal kapcsolatban.

Fontos megemlíteni, hogy nem csak azért kell megbízható szolgáltatókat választani, mert az esemény sikeréhez szükségesek, hanem azért is, mert a rosszul kiválasztott szolgáltatók jelentősen növelhetik a rendezvény költségét. A megbízható szolgáltatók nemcsak a minőségi szolgáltatást biztosítják, de gyakran kedvezőbb árakat és szélesebb szolgáltatási palettát is kínálnak.

Ha igényes szolgáltatókra vágysz, válogass a Rendezvényportál szolgáltatói közül!

Reméljük, hogy hasznosnak találod ezeket a tippeket a rendezvények szervezése során! Gördülékeny rendezvényszervezést, és sikeres rendezvényt kívánunk!