Ha eseményt szervezel, akkor nem árt, ha tudod: a kommunikáció az egyik legfontosabb kulcsa a sikernek. Ha nem figyelsz eléggé, könnyen belecsúszhat pár hiba. Hogy ne ess ebbe a csapdába, csekkold a következő 5 bakit, amit mindenképp kerülj el, ha igazán ütős eseményt szeretnél, elégedett vendégekkel.  

1. Nem egyértelmű a meghívó

Az egyik legnagyobb hiba, amit elkövethetünk, az az, hogy nem egyértelmű és pontos meghívókat küldünk ki. A meghívóknak tartalmazniuk kell az esemény pontos helyszínét, időpontját és azokat az instrukciókat, amikre a vendégeknek szükségük lehet (például parkolási lehetőségek, dress code stb.). Ellenkező esetben a vendégek kényelmetlenül érezhetik magukat, késhetnek, vagy akár el sem tudnak jönni.

Fontos, hogy a meghívó áttekinthető legyen, és könnyen érthető információkat tartalmazzon. Használjunk világos, olvasható betűtípust és színeket, amelyek jól elkülönítik az egyes információkat. Ne használjunk túl sok szöveget, hanem inkább rövid és tömör mondatokat használjunk.

Fontos, hogy a meghívóban legyen lehetőség a vendégeknek, hogy visszaigazolják az érkezésüket. Ezzel nem csak segítünk a szervezésben, de a vendégeknek is lehetőséget adunk arra, hogy jelezhessék, hogy számíthatunk rájuk.

Míg korábban a papír alapú meghívók voltak az egyetlen opció, manapság egyre népszerűbb az online meghívók használata is. 

Az első és legfontosabb előnye a papír alapú meghívóknak az, hogy sokan jobban értékelik a meghívottak a hagyományos módot, és számukra érzelmileg is fontosabb, ha papíron kapják a meghívást. Ugyanakkor számolni kell a plusz költséggel, és azzal, hogy a papír alapú meghívók elkészítése és eljuttatása a címzettnek, időigényes lehet. 

Az online meghívók készítése és elküldése sokkal gyorsabb és egyszerűbb, és általában jóval olcsóbb is. Az online meghívók lehetővé teszik a vendégek számára a könnyű visszajelzést, és több olyan online meghívási forma is létezik, ahol az adatokat közvetlenül a naptárukba importálhatják.

2. Csak egyetlen kommunikációs csatornát használsz

Ahhoz, hogy hatékonyan kommunikáljunk a vendégekkel használjunk többféle csatornát, például e-mailt, közösségi média platformokat és szükség esetén telefonos egyeztetést. Ez segít abban, hogy a vendégek elérjék az információkat, még akkor is, ha valamelyik csatornát nem használják. A kommunikációs csatornáknak meg kell felelniük a vendégek preferenciáinak, de azt is figyelembe kell vennünk, hogy mely csatornán érhetjük el legjobban a célközönséget.

Az e-mail egy nagyon hatékony kommunikációs csatorna, különösen akkor, ha részletes információkat szeretnénk átadni a vendégeknek. Az e-mailben közöljük a fontos dátumokat, a helyszínt, a programot és az esemény egyéb részleteit. Hátránya azonban, hogy nem túl interaktív kommunikációs csatorna, így ha valami miatt megváltozik az esemény, vagy további információkat kell közölnünk, érdemes más csatornákat is használni.

A közösségi média platformok, mint például a Facebook, vagy Instagram jó lehetőséget biztosítanak arra, hogy kötetlenebb módon kommunikáljunk a vendégekkel. Érdemes azonban tudni, hogy a közösségi média posztok átlagosan rövidebb figyelemidőt kapnak, így a fontos információkat is röviden és tömören kell közölni.

A szöveges üzenetek (SMS, Messenger stb.) az egyik leggyorsabb módja a vendégek elérésének. Ezek a csatornák különösen akkor hasznosak, ha fontos rövid üzeneteket szeretnénk közvetíteni, például ha egy eseményről való lemondást kell jelenteni.

Ha hatékony kommunikációt szeretnénk kialakítani a vendégekkel, fontos, hogy megfelelően használjuk ezeket a kommunikációs csatornákat. Az egyes csatornáknak megvan a saját kommunikációs stílusa és elvárásai, amelyeket érdemes figyelembe venni. Fontos, hogy az üzenetek legyenek egyértelműek, közérthetőek és könnyen érthetőek, különben félreértések és kellemetlenségek alakulhatnak ki.

3. Nem tervezed meg pontosan az esemény programját.

Mindig tervezzük meg előre részletesen az esemény programját és szükség esetén ne féljünk módosítsuk azt. Az esemény programjának tervezése során gondoljunk arra, hogy milyen időbeosztásban zajlik majd az esemény, és hogy az egyes tevékenységek mennyi időt vesznek majd igénybe. Így a vendégek könnyebben tudják követni az esemény programjait.

Fontos az is, hogy folyamatosan frissítsük az információkat a különböző kommunikációs csatornákon, ha változás történik, arról egyből ejtsünk szót. Ez segít abban, hogy a résztvevők tudják, hogy mi várható az eseményen, és hogy az esemény a tervek szerint zajlik majd.

4. Meghirdetted az eseményt, de nem vagy elérhető a vendégek számára, nem kérsz visszajelzést a részvételről. 

Ha a vendégek nem találják könnyen az elérhetőségeinket, akkor azt gondolhatják, hogy nem vagyunk eléggé elkötelezettek az esemény sikerében, vagy nem tartjuk fontosnak a vendégek elégedettségét. Ezzel szemben, ha a vendégek könnyen megtalálják az elérhetőségeinket, akkor nagyobb bizalommal és elégedettséggel fognak részt venni az eseményen.

Ha nem kérsz visszajelzést a részvételről, akkor nem tudod pontosan, hány ember lesz az eseményen, így nem tudod a részleteket, mint például az étel- és italrendelést, megfelelően előkészíteni. Ez szélsőséges esetben azt eredményezheti, hogy nem lesz elegendő étel, vagy ital az eseményen, vagy túl sok marad belőle. 

5. Nem tartod fent folyamatos kommunikációt az esemény előtt, közben és után.

Ha nem tartod fent folyamatos kommunikációt, akkor a vendégek elveszíthetik az érdeklődésüket az esemény iránt, mert nem kapnak újabb információkat róla, és nem érzik, hogy érdekli őket az eseményen való részvétel. Ez pedig azt eredményezheti, hogy a vendégek kevesebben lesznek az eseményen, mint amennyire számítottál. 

A folyamatos kommunikáció nem ér véget akkor, amikor már lezajlott az esemény. Az esemény után érdemes köszönetet mondani a résztvevőknek, hogy eljöttek és érdeklődni, hogy jól érezték e magukat. 

Rendszeres rendezvények esetében visszajelzést kérni szinte kötelező dolog. Nem csak azért fontos, hogy tudd, hogy a vendégek elégedettek voltak-e az eseménnyel és így adott esetben javítani tudsz majd a jövőbeli rendezvények szervezésén, hanem azért is elengedhetetlen, mert az emberekben jó benyomást keltesz, ha az élményükről érdeklődsz. 

Visszajelzést kérni a résztvevőktől nem bonyolult, többféle módja is van. Ez lehet egy egyszerű kérdőív vagy visszajelző űrlap az esemény után, vagy akár egy előzetes felmérés a tervezési folyamat során. Az így kapott információk alapján pontosabban tervezheted meg az eseményt, és garantálhatod, hogy a vendégek elégedettek lesznek.